Inloggen
?
Inloggen

Voor sommige functies dient u ingelogd te zijn. Als u nog geen account heeft dan kunt u deze hier aanmaken.

Regio
midden-limburg

Voorbereiding van uw bedrijfsverhuizing


Algemene voorbereidingen
  • Stel één persoon verantwoordelijk voor de totale gang van zaken tijdens de verhuisperiode.
  • Voor grotere ondernemingen is een projectgroep verhuizing aanbevolen. Wijs voor ieder deelgebied een projectverantwoordelijke op die voortgang controleren.
  • Inventariseer de behoefte van uw bedrijf en het personeel.
  • Stel een verhuisbegroting op.
  • Maak in overleg met alle betrokkenen een stappenplan met een tijdslijn.
  • Stel data vast voor voortgangsvergaderingen.
  • Regel de verzekering en de bankzaken. Indien er extra kredietruimte nodig is regel dit tijdig.

Huisvesting
  • Past uw bedrijf binnen het bestemmingsplan van de nieuwe vestiging.
  • Bepaal welke voorzieningen in het nieuwe pand moeten worden aangebracht.
  • Bepaal welke verbouwingen moeten worden uitgevoerd.
  • Laat indien nodig een architect de plannen daarvoor op papier zetten.
  • Controleer of vergunningen nodig zijn voor deze verbouwing en vraag deze indien noodzakelijk aan bij de gemeente.
  • Zoek een aannemer voor de verbouwing.
  • Wilt u een andere energieleverancier op het nieuwe adres.
  • Moeten er energie voorzieningen worden aangelegd.
  • Zijn er aanpassingen aan het leidingwerk nodig.
  • Is er een hinderwetvergunning nodig vraag deze tijdig aan.
  • Controleer bij de kvk of er subsidie regelingen van toepassing zijn.

Inrichting
  • Maak een plattegrond met indelingsplan voor het nieuwe bedrijfspand.
  • Schakel een binnenhuisarchitect in voor de inrichting.
  • Bepaal wat er op de grond moet komen en bestel tijdig nieuw projecttapijt.
  • Schaf indien noodzakelijk nieuw meubilair aan, houdt rekening met levertijden.
  • Laat een ontwerpbureau eventueel een nieuwe huisstijl maken.
  • Met Telecombedrijf tijdig afspraken maken over het verhuizen van telefoonlijnen en datalijnen. Eventueel nieuwe centrale, fax en telexapparatuur aanschaffen.

Personeel
  • U kunt uw medewerkers niet verplichten mee te verhuizen, inventariseer daarom wie wel en wie niet mee gaat.
  • Maak een wervingsplan voor nieuwe personeel.
  • Zorg dat nieuw personeel voldoende mogelijkheid krijgt zich in te werken.
  • Maak nieuwe regelingen voor reiskostenvergoeding.
  • Stel begroting op voor de nieuwe personeelskosten.
  • Voer overleg met de OR.
  • Houdt uw medewerkers constant op de hoogte van de stand van zaken.

De verhuizing
  • Bepaal de verhuisdatum.
  • Neem tijdig contact op met een verhuizer.
  • Zorg voor duidelijke informatie naar het verhuisbedrijf.
  • Stel samen met uw verhuizer een draaiboek op.
  • Bepaal wie alles in- en uitpakt.
  • Bepaal wie de bestaande kantoormeubels demonteert en weer opbouwt. Uw eigen technische dienst of het verhuisbedrijf.
  • Breng het archief op orde. Laat het oudste deel van het archief eventueel vernietigen. U bewaart uw btw-administratie normaal gesproken 7 jaar. Documenten die te maken hebben met de koop of verkoop van een bedrijfspand, zoals een notariële akte, moet u echter 10 jaar bewaren.


Aanvullende zaken


Gebouw / Inrichting
  • Zorg dat alle aansluitingen klaar zijn (koffieautomaten. kopieerapparaten, etc.).
  • Zorg voor een betrouwbaar beveiligingssysteem.
  • Wijzig indien van toepassing uw contract bij de meldkamer.
  • Nieuw bord met naam en logo bestellen.
  • Plaats eventueel richtingsborden in de omgeving.
  • Laat het gebouw schoonmaken.
  • Controleer blusapparatuur in het nieuwe pand.
  • Maak afspraken met een hoveniersbedrijf om in en rond het gebouw de groenvoorziening te onderhouden.

Drukwerk
  • Zorg voor nieuw briefpapier etc.
  • Laat nieuwe reclamefolders en brochures drukken.
  • Pas advertenties aan.

Overige
  • Pas de adresgegevens en routebeschrijving op uw website aan.
  • Meld leveranciers en afnemers de verhuisdatum, de nieuwe telefoon-, fax- en telexnummers en het juiste post- en bezoekadres.
  • Geef de nieuwe adresgegevens ook door aan de Kamer van Koophandel en belastingdienst.
  • Adres- en handboeken waarin uw bedrijf vermeld staat het nieuwe adres geven.
  • Regel eventueel parkeervergunningen.
  • Zorg bij uw oude en nieuwe vestiging voor een goede en duidelijk afgezette laad- en parkeerplaats voor de verhuiswagen.

Tijdens de verhuizing
  • Zorg dat de belangrijkste bedrijfsonderdelen bemand zijn zoals de bewaking en de telefooncentrale.
  • Maak een lijstje met belangrijke telefoonnummers van de oude en de nieuwe vestiging, plus mobiel van de projectverandwoordelijken.
  • Zorg dat alle ruimtes in het nieuwe pand benoemd en herkenbaar zijn met code.
  • Zorg dat deze codering ook op alle te verhuizen materialen zijn aangebracht.
  • Zorg voor voldoende eigen arbeidskrachten voor hand- en spandiensten.
  • Geef al uw medewerkers een taakomschrijving voor tijdens de verhuizing.
  • Meestal worden bedrijfsverhuizingen in het weekend gedaan, hou daar rekening mee. Zorg voor voldoende eten en drinken.

Na de verhuizing
  • Plaats bordjes op de deuren en routingborden in het gebouw.
  • Stel de technische dienst verantwoordelijk voor het ophangen van posters, kunst, planten, planborden etc.
  • Inventariseer samen met verhuizers de eventueel ontstane schade. Zorg voor een goede schadeafhandeling.
  • Zorg dat verhuismateriaal als dozen etc. op een centraal punt wordt ingeleverd.
  • Hou de projectgroep nog vier weken in bedrijf voor afhandeling van diverse zaken.
  • Organiseer een officiële opening.
  • Vergeet niet de pers op de hoogte te stellen.
  • Controleer na de verhuizing (samen met de verhuizer) of alle werkzaamheden correct zijn uitgevoerd.
  • Controleer de regelingen voor het personeel. Welke moeten aangepast worden en welke kunnen worden afgeschaft. Pas reiskostenvergoedingen aan.


Makelaars in de buurt
Notarissen in de buurt
Banken in de buurt